Haluat rekrytoida huippuosaajan - määrittelitkö hyveiden listan?

Rekrytointi ei viimeisten vuosikymmenien aikana ole juurikaan muuttunut. 

Mitä ihmettä? Mihin perustan väitteeni? Onhan somea, videohaastattelua, x-, y- ja z- sukupolven erilaisia tarpeita, moninaisia hakuportaaleja, linkediniä, instagramia, twitteriä, facebookia ja sen sellaista.  Kyllä, mukaan on tullut uusia kanavia ja menetelmiä, mutta perustaltaan rekrytointiprosessi noudattaa seuraavaa kaavaa:

TARVE > VAATIMUSMÄÄRITTELY > HAKU > SEULONTA > VALINTA

Kuulostaa järkevältä. Mikä tässä nyt sitten on pielessä?

1. Tarpeen määrittelyssä ja tunnistamisessa olisi hyvä olla strateginen ulottuvuus. 

Rekrytointitarve tulee aina määritellä isossa kuvassa, ei pelkästään tyyliin "Matin tilalle Matti". On totta, että monesti mietitään, onko tehtäväkuva enää täsmälleen sama ja joitain päivityksiä tehtäväkuvaan tehdäänkin. Strateginen ulottuvuus tulee kuitenkin siitä, että on määritelty, mikä on yrityksen perustehtävä, visio, tavoite ja keinot tavoitteeseen pääsemiseksi. Sen jälkeen analysoidaan osaamiset, joita tavoitteeseen pääsemiseksi tarvitaan, kartoitetaan olemassa oleva sekä puuttuva osaaminen. Vasta tämän jälkeen olemme tilanteessa, jossa voimme tehdä päätöksen uuden rekrytoinnin käynnistämisestä tai käynnistämättä jättämisestä ja millä profiililla uutta henkilöä lähdetään hakemaan.

Kuva. Hyvän vaatimusmäärittelyn edellytykset

2. Rekrytoinnin vaatimusmäärittelyn tulee pohjautua henkilöstöstrategiassa tunnistettuun näkemykseen olemassa olevasta ja puuttuvasta osaamisesta. 

Rekrytoinnin vaatimusmäärittely on vaihe, joka liian usein saa aivan liian vähän jos ollenkaan huomiota. Ja kuitenkin tämä vaihe on kriittinen sekä rekrytoinnin onnistumisen näkökulmasta että organisaation mahdollisuuksissa päästä asettamiinsa tavoitteisiin.

Mitä vaatimusmäärittely EI ole?

• Se ei ole koulutustaustan tai kokemusvuosien lukumäärän määrittely, ELLEI niiden tiedetä olevan ehdoton edellytys tehtävässä pärjäämisen kannalta.  
• Se ei myöskään ole luettelo yleisistä itsestäänselvistä työelämätaidoista tai kutsuisinpa niitä jopa hyveiksi, tyyliin rehellinen, luotettava tai ystävällinen. Kuka haluaisi palkata epärehellisen, vastuuntunnottoman tai epäystävällisen työntekijän? Ei tietenkään kukaan.
• Vaatimusmäärittely ei myöskään ole vaikeasti täsmennettäviä tai moniselitteisiä osaamisia, tyyliin hyvä paineensietokyky, erinomaiset vuorovaikutustaidot, oma-aloitteinen ja itsenäinen tiimityöskentelijä.

Hyvä vaatimusmäärittely pohjautuu strategiassa määritettyihin tavoitteisiin, tunnistettuihin osaamisvajeisiin ja organisaation kyvykkyyteen edetä kohti tavoitetta.

On aivan selvää, että yksilölliset erot suorituksissa ovat valtavia riippumatta kokemusvuosien lukumäärästä tai koulutustaustasta. Toki joissain tehtävissä tietty koulutustausta on välttämättömyys, mutta usein maininta koulutustaustasta on vain jäänne perinteisestä ajattelutavasta.

Halutun tai tarvittavan osaamisen määrittely on jo astetta vaikeampi tehtävä. Liian usein luotetaan siihen, jos hakija on hoitanut vastaavankaltaista tehtävää useamman vuoden, niin hänellä täytyy olla riittävä osaaminen. Ei todellakaan välttämättä ole! Olemmehan kaikki suorittaneet peruskoulun, ehkä lukion ja mahdollisesti yliopiston, eikä osaamisemme taatusti ole samalla viivalla! Jaksan ihmetellä sitä, kun esimiehen mielestä yliopistotutkinto on peruste jättää kykytestit väliin. Miksi sitten osa yliopiston suorittaneista epäonnistuu tehtäviensä hoidossa pahasti? Miksi toisenlaisella taustalla varustettu työntekijä voi suoriutua loistavasti? En tarkoita sitä, että kykytesti olisi ainoa tie autuuteen. Edelleenkään ei ole olemassa yhtä ainoaa metodia, joka olisi 100% luotettava ja validi mittari. Tarkoitan sitä, että kykytesti on yksi erittäin tärkeä osa henkilön suorituskapasiteetin selvittämistä, se erottelee koulutustaustasta riippumatta henkilön kyvyn ratkoa vaikeita ongelmia, tehdä loogisia johtopäätöksiä olemassa olevan tiedon perusteella. Tämä jos mikä on kiinnostavaa rekrytoinnin onnistumisen näkökulmasta. Kykytestin lisäksi suosittelen tekemään erilaisia simulaatioita, joilla testataan hakijan lähestymistapaa kyseisessä tehtävänhoidossa eteentuleviin tilanteisiin. Niistä saa kullanarvoista tietoa! Jos et tiedä, miten simulaatioita voi rakentaa, ota yhteyttä.

Osaamisia on toki paljon muita kuin kykykapasiteetti, monessa tehtävässä ne ovat vähintään yhtä tärkeitä jos eivät tärkeämpiä.

Olisi tärkeä tunnistaa, mitkä osaamiset ovat tehtävässä menestymisen kannalta oikeasti relevantteja. Jos lista osaamisista on kovin pitkä, on aivan selvää, että joudutaan tekemään kompromisseja. Olen monesti kuvannut vaatimusmäärittelyn ensimmäistä vaihetta nimellä "joulupukin toivelahjalista", koska siihen yleensä nostetaan kaikki mahdolliset halutut asiat, joita ei käytännössä kuitenkaan kaikkia saada. Olennaista on tunnistaa ja määritellä, mikä on oikeasti tärkeää, ja mikä on vain nice-to-have?

Uskalla jättää pois yleiset fraasit ja nice-to-have -maininnat, et menetä yhtään mitään.

3. Hyvä vaatimusmäärittely huomioi sen, että osaamiset ovat riippuvaisia toisistaan. 

Osaamisilla on aina kaksi puolta, vahvuus ja kompastuskivi. Vahvuuden korostuminen aiheuttaa toisen tekijän muodostumisen kompastuskiveksi. Tai vaihtoehtoisesti vahvuuden ylikorostuminen voi kääntyäkin riskiksi. Ohessa  muutamia esimerkkejä:

Jos haluat laaja-alaisen generalistin, on todennäköistä, että työn tarkkuus- ja huolellisuustaso voi vaihdella.

Jos haluat riskejä välttävän henkilön, joka tekee huolellisia ja varmoja päätöksiä, on todennäköistä, että muu organisaatio ajoittain saa odottaa henkilön päätöksiä. Eteneminen ei välttämättä ole kovin ripeätahtista.

Jos haluat erittäin sosiaalisen ja verkostoitumisesta kiinnostuneen työntekijän, saattaa hän käyttää verkostoitumiseen aikaa enemmänkin kuin tavoitteisiin pääsemisen kannalta olisi tarpeen.

Jos haluat hyviä suhteita ylläpitävän henkilön, joka on huomaavainen ja suvaitsevainen muita kohtaan, saatat saada työtaakan alle kuormittuvan henkilön, joka ei rohkene tuoda eriävää mielipidettä esille.

On hyvin tavallista, että vaatimusmäärittely esitetään hyveiden listana. Mikäli näitä osaamisten riippuvuuksia ja vahvuuksien sekä kompastuskivien näkökulmaa ei huomioida, ei ole mikään ihme, että toisinaan ollaan kovastikin tyytymättömiä valittuun henkilöön. Tämä on sinällään epäreilua, sillä kyse ei ole valitun henkilön "huonoudesta" tai "epäonnistumisesta", vaan siitä, että osaamisten lainalaisuuksia ei ole tunnistettu ja osattu huomioida lähijohtamisessa.

Hyvän vaatimusmäärittelyn pohjalle kannattaa ottaa arviointimenetelmä, joka kykenee huomioimaan osaamisten eri puolet ja keskinäiset riippuvuudet. Tähän tarkoitukseen sopivat arviointimenetelmät, joilla saadaan syvennettyä henkilöstä muodostuvaa kuvaa. Käyttökelpoiset arviointimenetelmät perustuvat käyttäytymistieteisiin ja psykologisiin teorioihin ihmisen käyttäytymispiirteistä, niiden vahvuuksista ja haasteista. Kun pätevillä arviointimenetelmillä saatu tieto yhdistetään liiketoiminnan tarpeisiin, ollaan erittäin pitkällä ja kykeneviä tunnistamaan osaamista, joka edistää organisaation pääsemistä strategiassa määritettyihin tavoitteisiin.

Lue lisää arviointimenetelmistämme tästä.

*************************************

Haluatko kuulla rekrytointihaastattelun parhaita vinkkejä? Osallistu maksuttomaan webinaariimme tiistaina 23.6. klo 14-15. Lue lisää ja ilmoittaudu tästä.