Kuusi tärkeintä keinoa työmotivaation rakentamiseen

Minulta kysyttiin hiljattain, mitä työkaluja minulla on tarjota motivointiin. Kysyjän tilanne oli mielenkiintoinen, sillä hän on siirtymässä esimiestehtävään ja tietää työntekijöiden joukossa olevan henkilöitä, joiden motivaaatio on hyvin alhaalla. Kerroin ensin, että kyse on yleensä vuorovaikutuksen laadusta tai sen puutteesta. Sitten oivalsin, että tarvitaan jotakin konkreettisempaa, mihin tarttua. Ajattelin jakaa vastaukseni myös täällä blogissa, sillä uskon näistä olevan hyötyä muillekin.

Motivaation puuttuminen on hankala tilanne, sillä emme varsinaisesti pysty motivoimaan ketään elleivät henkilöt itse halua motivoitua. Voimme käytännössä vain vaikuttaa valitseviin olosuhteisiin ja toivoa, että sillä pystymme vaikuttaamaan henkilöiden innostukseen ja haluun tehdä työtä. Tärkeää on kuitenkin tiedostaa, ettei suunta käänny kovin äkkiä ja ihmelääkkeitä ei ole. Kyse on pitkäjänteisestä työstä ja vallitsevan kulttuurin muuttamisesta.

Esittelen tässä kirjoituksessa kuusi keinoa, joilla voidaan vaikuttaa olosuhteisiin, joissa työntekijät työtä tekevät. Pyrin Olavin (nimi muutettu) tilanteen kautta myös havainnollistamaan, miten näitä keinoja voisi työpaikalla käytännössä edistää.

Kuusi keinoa motivaation vahvistamiseen

1. Työn merkityksellisyys

Työn merkityksellisyydellä tarkoitetaan sitä, että työntekijä kokee, että hänen tekemäänsä työtä arvostetaan ja hän ymmärtää oman roolinsa organisaation ydintehtävän toteuttamisessa.

Se, että työntekijät kokevat, että heidän työpanostaan arvostetaan, edellyttää että he saavat työstään palautetta. Palautetta käsittelen tarkemmin kohdassa 3.

Oman roolin hahmottaminen osana kokonaisuutta ei aina ole niin helppoa. Olavin kannalta on tärkeää, että hän esimiehenä tietää miksi organisaatio on olemassa (ydintehtävä) sekä ymmärtää organisaation tavoitteet ja osaa pukea ne sanoiksi omille työntekijöilleen. Tätä olen käsitellyt aiemmin blogissa otsikolla Miten strategia saadaan osaksi työn arkea?

2. Tavoitteet

Usein ajatellaan, että kun työntekijöillä on riittävän selkeät tavoitteet, on heillä selkeä päämäärä, jota kohti pyrkiä ja muuta ei tarvita. Tavoitteet eivät motivaation kannalta kuitenkaan ole aivan niin yksiselitteiset. Työntekijöille tulee asettaa tavoitteita. Tavoitteet ovat yksi keino mitata työssä onnistumista ja työntekijän suoriutumista tehtävässään.

Locken teorian (Goal-setting theory, Locke 1981) mukaan kuitenkin tavoitteet tukevat motivoitumista vain silloin, kun

• olemme henkilökohtaisesti sitoutuneita tavoitteisiin
• saamme palautetta edistymisestämme
• meitä palkitaan tavoitteiden saavuttamisesta
• meillä on riittävät kyvyt tavoitteiden saavuttamiseksi
• johto tai muut rohkaisevat meitä

Tavoitteet eivät automaattisesti synnytä motivaatiota

Olavin tulisi siis

• kyetä asettamaan työntekijöilleen selkeät ja konkreettiset tavoitteet, jotka työntekijöiden on mahdollista hyväksyä tai mieluummin, joita työntekijät voivat itse olla yhdessä Olavin kanssa asettamassa
• antaa riittävän usein palautetta edistymisestä: kehua onnistumisista ja antaa tarvittaessa korjaavaa palautetta
• huolehtia siitä, että organisaatio palkitsee tavoitteisiin pääsystä. Mikäli organisaatiossa ei ole yhtenäistä palkitsemiskäytäntöä, miettiä itse sopivia keinoja palkitsemiseen. Tässä kohtaa Olavin on hyvä myös muistaa, että palkitsemiseen voidaan käyttää monia muitakin keinoja, kuin rahallista palkitsemista.
• varmistaa, että työntekijöillä on riittävä osaaminen tehtävän hoitamiseen ja huomatessaan puutteita, miettiä sopivimmat tavat kehittämiseen
• kannustaa työntekijöitä ja pyrkiä saamaan kannustusta heille myös ylemmiltä tahoilta, mikäli niitä on

3. Palaute

Palaute on tärkeässä roolissa, kun mittaamme työssä onnistumistamme. Omaa suoriutumista työssä on toki mahdollista arvioida itsekin, mutta motivaation kannalta on tärkeää, että saamme palautetta myös muilta. Palaute käsittää sekä myönteisen että korjaavan palautteen. Molemmat tulee olla perusteltuja ja antaa oikeaan aikaan. Etenkin korjaavan palautteen kohdalla on hyvä käytäntö pyytää työntekijää itse arvioimaan omaa suoritustaan. Tällöin esimiehen antama korjaava palaute tulee paremmin vastaanotetuksi.

Olavin tilanteessa on tärkeää heti alusta alkaen antaa palautetta säännöllisesti. Ja varmistaa, että varsinkin kiittävää palautetta tulee riittävästi. Olavin tilanteessa ensiarvoisen tärkeää on huomioida se, että olemme erilaisia ja kaikki eivät halua vastaanottaa palautetta samalla tavalla. Eri tyylien havainnollistamiseen käytän EASI-käyttäytymis- ja motivaatiokartoituksen eri tyylejä.

Emme ole kaikki samanlaisia - huomioi vastaanottaja
ja hänelle soveltuvin tapa saada palautetta

Analyytikko ottaa mieluiten vastaan palautetta jäsennellysti ja kirjallisesti. Palautteessa kannattaa keskittyä faktoihin ja on hyvä tunnustaa analyytikon laaja asiantuntemus. Analyytikko ottaa palautteen mieluiten vastaan kahden kesken.

Toimeenpanija haluaa palautteensa välittömästi. Se pitää olla suoraa ja asiakeskeistä. Palautteessa kannattaa keskittyä faktoihin ennemmin kuin tunteisiin tai vuorovaikutussuhteisiin. Toimeenpanija arvostaa sitä, että annat hänelle tunnustusta siitä, että hän menee suoraan asiaan ja noudattaa annettuja aikatauluja, mikäli tämä on aiheellista.

Innostaja haluaa palautteensa mieluiten suullisesti kuin kirjallisesti. Se saa olla runsasta ja kuvailevaa, jopa huumorilla höystettyä. Kiittävän palautteen innostaja ottaa mieluiten vastaan toisten kuullen.

Tukija haluaa palautetta rehellisesti ja mieluiten henkilökohtaisesti. Hänelle kannattaa kertoa, mitä muut ovat kertoneet hänen onnistumisistaan. Näytä arvostavasi hänen kykyään kuunnella muita ja välittää muiden näkemyksiä ja ideoita, jos se on aiheellista.

4. Työn itsenäisyys

Työn itsenäisyydellä tarkoitetaan vaikutusmahdollisuuksia omaan työhön ja tapaan tehdä työtä. Mahdollisuudet itsenäisyyteen työnteossa vaihtelevat työtehtävän mukaan. Joissain tapauksissa se voi tarkoittaa sitä, että paikan ja ajan tehdä työtä voi päättää itse, toisissa tapauksissa sitä vapautta ei ehkä työn luonteesta johtuen ole, mutta kenties työntekijälle voidaan antaa vapautta määritellä miten työtehtävänsä hoitaa, kunhan lopputulos on tavoitteiden mukainen.

Olavin kannattaa miettiä, missä asioissa hänellä on mahdollisuuksia antaa työntekijöille itsenäisesti päättää, miten työpäivän rakentaa ja miten tehtävänsä hoitaa. Parhaat ratkaisut löytynevät yhdessä keskustellen, mikäli lupa itsenäiseen päätöksentekoon ei ole mahdollinen.

5. Me-henki

Organisaation ilmapiiri on yksi työntekijöiden motivaatioon vaikuttava tekijä. Me-henkeä rakennetaan hyvällä vuorovaikutuksella, yhteisillä kokemuksilla, ylläpitämällä arvostuksen kulttuuria ja rakentamalla luottamusta toisiin ja organisaatioon. Kysyttäessä ihmisiltä, mikä saa heidät lähtemään aamuisin päivä toisensa jälkeen töihin, on vastauksissa usein rahan jälkeen toisena tai kolmantena hyvät työkaverit. Me-henki voi auttaa jaksamaan, vaikka moni muu asia työssä oliskin päin mäntyä.

Virkistyspäiviä tarvitaan työyhteisön hyvän
ilmapiirin rakentamisessa.

Me-hengen rakentamisessa Olavin työkaluina on muun muassa menetelmät, joilla lisätään ymmärrystä erilaisuudesta. Työkaverien erilaisuuden ymmärtäminen ja hyväksyminen on ensimmäinen askel. Tutkimusten mukaan Olavin kannattaa myös luoda työtekijöille mahdollisuuksia tutustua toinen toisiinsa muutenkin kuin työssä. Virkistyspäivät ja tiimiohjelmat eivät lisää motivaatiota, mutta niillä on paikkansa työyhteisön hyvän ilmapiirin rakentamisessa.

6. Kehittymisen tukeminen

Tutkimusten mukaan motivaatiota lisää se, kun työ on riittävän haasteellista ja sen myötä on mahdollisuus oppia uutta ja kehittyä. Tunnistamalla työtehtävän hoitamisen kannalta keskeiset kehittymistarpeet ja luomalla mahdollisuuksia oppia uutta ja kehittää osaamistaan, voidaan työntekijän motivaatiota ja työssä innostumista vahvistaa.

Olavin on hyvä käydä työntekijöidensä kanssa kehityskeskustelut, joissa keskitytään nimenomaisesti työssä onnistumisen kannalta keskeiseen osaamiseen ja siihen, mitä kehittymistarpeita on havaittavissa. Kehittymismahdollisuuksien luominen voi vaatia hieman pohdintaa, mutta kehittymistä tapahtuu tavallisesti

• uusien asioiden oppimisen eli koulutuksen seurauksena, mikäli oppi otetaan käyttöön tekemällä asioita tietoisesti uudella tavalla
• tarttumalla uusiin haastaviin tehtäviin ja projekteihin
• lukemalla ammattikirjallisuutta ja kokeilemalla luettua käytännössä
• toimimalla yhteistyössä itseä kokeneempien tai asiantuntevampien työntekijöiden kanssa

Motivaatiota voidaan vahvistaa kaikilla edellä mainituilla keinoilla. Kaikille työntekijöille kaikki keinot eivät kuitenkaan ole yhtä tärkeitä. Esimiehelle voi olla haastavaa tunnistaa, mikä olisi hyvä ensimmäinen askel kenenkin kohdalla, etenkin jos tulee esimiestehtävään uutena. Tärkeää joka tapauksessa on käyttää aikaa tutustumiseen. Mitä paremmin tuntee työntekijänsä, sen paremmin heitä kykenee johtamaan.