Johtaja, näin rakennat luottamusta - viisi tärkeintä tekijää

Tuttavani Markus* aloitti hiljattain uudessa organisaatiossa. Hän oli innostunut uusista haasteista ja malttamattomana halusi päästä työssään vauhtiin. Jonkin aikaa uudessa organisaatiossa toimittuaan, hänen motivaationsa alkoi kuitenkin nopeasti laskea. Mikä motivaation laskun aiheutti, kun hän alkuun oli niin innostunut?

Markus kertoi ensimmäisten kuukausien aikana sattuneista tapauksista. Esimies kerran totesi erään keskustelun päätteeksi, että Markus ei ehkä ole oikeassa paikassa. Lisäksi hän pyysi ylimääräisiä raportteja Markuksen työn edistymisestä vasta projektin alkumetreillä. Kaiken kukkuraksi valtaosa kommunikaatiosta käytiin sähköpostitse, johtuen siitä, etä esimies ja Markus työskentelee eri paikkakunnalla. Markuksesta alkoi tuntua, ettei hänen luoteta ja hänen työpanostaan arvosteta, ja alkoi pohtia irtisanoutumista koeaikana.

Suomalaisorganisaatioissa suurin syy työhyvinvoinnin ongelmiin liittyy edelleen huonoon johtamiseen: vain puolet suomalaisista luottavat esimiehiinsä. Great Place to Work -konsulttiyrityksen listaamien 50 parhaan työpaikan joukossa vastaava luku on 80 prosenttia. 
Tästä kertoi Yle Uutiset 18. helmikuuta.

On tylsää aina osoittaa sormella johtajia ja esimiehiä, sillä meillä kaikilla on vastuu toinen toisemme työhyvinvoinnista. Tosiasia on kuitenkin se, että esimiehen vastuu on paljon suurempi. Johtajana voit pienin teoin ja sanoin rakentaa luottamusta tai yhtä hyvin pienillä teoilla ja sanoilla nakertaa luottamusta.

Mistä tiedät, että työntekijän motivaatio laskee?

Mikäli tunnet työntekijäsi hyvin, näet, milloin he eivät enää motivoidu työstään. Jos omaat tunneälyä ja olet harjaantunut ihmisten kanssa toimija, intuitiosi tulkitsee pieniä merkkejä ja kertoo sinulle, kun kaikki ei ole kohdallaan.

Useimmat esimiehet eivät kuitenkaan ole vielä niin harjaantuneita. Samalla työelämää leimaava kiire ja työn arjen pirstaleisuus tai työntekijöiden sijainti fyysisesti eri paikkakunnalla aiheuttavat sen, ettemme välttämättä ehdi tai pysty havainnoimaan riittävästi hälyttäviä merkkejä.

Paljastan tässä, mitkä merkit kertovat onko henkilö motivoinut tai onko hänen motivaationsa laskenut. Jaan henkilöt neljään eri kategoriaan heidän käyttäytymisensä perusteella.

Innokkaat ja ulospäin suuntautuneet

Henkilöt, jotka ovat työssään innokkaita, tunteellisia, ulospäin suuntautuneita, vaikuttamaan pyrkiviä, kokeilunhaluisia ja spontaaneita, ovat motivoituneita, kun he esiintyvät vakuuttavasti ja/tai uskovat asiaansa. Heidän motivaationsa alenemisen taas huomaa nopeasta ja merkittävästä innokkuuden vähenemisestä tai siitä, että he saattavat yllyttää kollegoitaan avoimeen taisteluun.

Empaattiset ja lämminhenkiset

Henkilöt, jotka vaikuttavat työssään herkiltä, empaattisilta, lämminhenkisiltä, harmoniahakuisilta, kärsivällisiltä ja yhteinäisyyttä etsiviltä, ovat motivoituneita, kun he toimivat ystävällisesti ja empaattisesti. Motivaation alenemista näillä henkilöillä voi olla vaikea havaita, koska he tyypillisesti saattavat reagoida sisäänpäin tai pyrkivät käyttämään liittolaisiaan epäsuorasti asian esille tuomiseen. 

Harkitsevat ja tunnolliset

Henkilöt, jotka työssään toimivat harkitsevasti, järjestelmällisesti, tunnollisesti, rationaalisesti ja ehkä jopa kriittisesti ja muodollisesti, ovat motivoituneita, kun he käyttävät osaamistaan ja löytävät uusia toimintatapoja ja teorioita. Heidän motivaationsa on todennäköisesti laskenut, mikäli he muuttuvat kovin jääräpäisiksi ja takertuvat menneeseen.

Tulosorientoituneet ja suoraviivaiset

Henkilöt, jotka toimivat hallitsevasti, tulosorientoituneesti, käytännöllisesti, ovat tehokkaita päätösten tekemisessä ja vaikuttavat muista suorilta ja kärsimättömiltä, ovat motivoituneita, kun he saavat aikaan tuloksia ja ovat kunnioittavia. Motivaation lasku taas ilmenee siten, että he ryhtyvät toimimaan oman pään mukaan ohjeista välittämättä tai perustelevat ja selittelevät asioita objektiivisin järkiperustein.

Luottamus on tuloksellisen työn perusta- viisi tärkeintä tekijää luottamuksen rakentamisessa

Luottamus on siis avaintekijä työmotivaation ylläpitämisessä ja työhyvinvoinnin edistämisessä. Se lähtee rakentumaan organisaation johdosta, mutta on jokaisen esimiehen vastuulla yhtä lailla. Luottamuksen rakentaminen ei tapahdu viikossa. Näillä vinkeillä pääset alkuun. Kyse on omien toimintatapojen muutoksesta, kuin kikkakolmosista.

1. Arvostus

Pyri arvostamaan kaikkia työntekijöitäsi. Olemme erilaisia, arvomaailmamme saattavat olla erilaisia, pääsemme samoihin lopputuloksiin toimimalla eri tavalla. Opettele arvostavaa suhtautumista toisiin, sen sijaan, että arvostelisit heitä.

Arvostaminen on toisten mielipiteiden ja näkemysten ja valintojen kunnoittamista, vaikka olisitkin itse eri mieltä. Arvosteluun on helppo sortua huomaamattaan ja tokaista toiselle: ei tuo ole ennenkään toiminut tai miksi ihmeessä haluaisimme tehdä näin, kun muutkin toimivat toisin tai se nyt ei ole mistään kotoisin, valitse mieluummin tämä.

Hyvä esimerkki arvostuksen vaikutuksesta organisaatioon on Ari Rämö, joka on nostanut johtamansa yrityksen markkinajohtajaksi arvostavaa johtamista toteuttaen. Rämön luotsaama SICK Oy pokkasi jo seitsemännen kerran peräkkäin palkinnon Suomen parhaat työpaikat -kilpailussa pienten yritysten sarjassa.

2. Kuuntelu

Keskity kuuntelemaan mitä ihmiset sanovat. Ja keskity erityisesti kuuntelemaan, mitä he jättävät sanomatta. Kun työntekijäsi kokevat, että haluat aidosti kuulla ja ymmärtää, mitä he sanovat, he alkavat puhua avoimemmin.

Kiinnostumalla työntekijöistäsi, heidän työstään, haasteistaan ja onnistumisistaan rakennat luottamusta. Yhtä lailla olemalla kiinnostunut heistä ihmisinä ja kuulemalla, mistä he nauttivat vapaa-ajallaan, tulet heidän kanssaan tutummiksi.

Louis W. Sullivan, joka on toiminut mm. pääsihteerinä USA:n terveys- ja sosiaalipalveluiden pääsihteerinä sekä Morehousen lääketieteellisen koulun emeritusjohtajana, on työuransa eri vaiheissa kutsunut työtekijöitä aamukävelyilleen http://blogs.hbr.org/2014/02/walk-your-way-to-more-effective-leadership/ eri puolilla maata. Näiden kävelyiden yhteydessä hän kertoo oppineensa todella paljon johtamistaan organisaatioista, niiden organisaatiokulttuurista sekä työmoraalista. Toisaalta hän on päässyt myös jakamaan näkemyksiään tavoitteista ja suunnitelmista.

3. Tee mitä lupaat

Pahinta mitä voit tehdä, on luvata työntekijöille yhtä ja toista, ja sitten pettää lupaukset. Vähintään yhtä huono vaihtoehto on myötäillä toista keskustelussa antaen tämän ymmärtää, että olet samaa mieltä, mutta sitten kuitenkin jättää ne muutokset toteuttamatta, joita on työntekijöiden toimesta toivottu. 

Lupausten rikkominen on varma tie luottamuksen menettämiseen. Ole siis varovainen lupauksissasi. Välillä johtaja joutuu kuitenkin tilanteeseen, jossa lupauksensa joutuu pettämään. Silloin on tärkeää, että reilusti myöntää tehneensä virhearvion ja ettei pystykään siihen, mitä tuli luvanneeksi. Myös aito anteeksipyyntö on paikallaan.

Olen nähnyt esimerkin tästä, miten lupaavasti kasvuvaiheessa ollut organisaatio painiskelee nyt ammattitaitoisen henkilöstön puutteessa, kun omistaja-yrittäjä lupailee ja lupailee, mutta mitään ei koskaan tapahdu. Osaavat työntekijät hakeutuvat nopeasti muualle, jossa heitä kohdellaan arvostaen.

4. Tule tutuksi

Tuttuun ihmiseen on helpompi luottaa, kuin vieraaseen. Johtaja saattaa helposti jäädä työntekijöille vieraaksi. Varsinkin organisaatioissa, joissa kulttuuri on hierarkisempi, ei esimiehiä ole välttämättä kovin helppo lähestyä. 

Esimiehenä on siis hyvä näyttää itsestään eri puolia, tutustua työntekijöihin ihminen ihmisenä. Näyttää oman elämänsä iloja ja suruja, kertoa mistä nauttii vapaa-ajalla tai mikä työssä innostaa. Kun työntekijäsi tuntevat sinua paremmin, on luottamusta helpompi rakentaa.

Olen kuullut kommentteja, että itsestä tiedon jakaminen tuntuu liian paljastavalta. Toiset jopa ajattelevat, ettei työpaikalle kuulu tuoda henkilökohtaista elämää. Käsitykset ovat kuitenkin pikku hiljaa muuttumassa ja jos katsomme tämän päivän supermenestyneitä yrityksiä, kuten vaikkapa Supercell tai Rovio, tekevät niissä työntekijät ja johtajat töitä rintarinnan.

Tässä lienee kuitenkin paikallaan varoituksen sana: muista ensin kohta 2. Jos tuot esille vain itseäsi, ei luottamus lisäänny. Ole ensin kiinnostunut muista.

5. Kohtaa ihmiset kasvokkain

Sosiaalipsykologiassa on osoitettu, että valtasuhteet vaikuttavat merkittävästi luottamuksen määrään. Esimiesten on paljon helpompi luottaa työntekijöihinsä, kuin toisin päin, koska heillä on enemmän valtaa. Esimiesasemassa olevan on hyvä tiedostaa tämä, että lähtökohtaisesti luottamuksen määrä ei ole sama.

Siitä syystä on erityisen tärkeää kohdata ihmisiä mahdollisimman paljon kasvokkain. Mikäli se ei ole mahdollista, käytä puhelinta. Vältä sähköpostia, exceleitä ja powerpointtia. Mikään ei ole kamalampaa kuin sähköpostijohtaminen. Lähetä mieluummin vaikka video, jossa kerrot viestisi, kuin kirjoitat sen sähköpostiin.

Sähköpostissa väärinymmärryksen mahdollisuus on todella suuri, etkä näe sanomasi aiheuttamaa reaktiota. Siinä tapauksessa, että olet tahtomattasi loukannut vastaanottajaa ja sinulta väliin mahdollisuus korjata heti tilanne. Kun tilanne selviää sinulle, on todennäköisesti jo pahasti myöhäistä lähteä korjaamaan tilannetta tai ainakin se vie paljon enemmän aikaa ja resursseja.

Entäs Markus?

Markus sai tietää, että esimies oli aloittanut esimiestehtävässä vasta hiljattain ja että tämä osallistui parhaillaan esimiesvalmennukseen. Koska hän koki organisaation kiinnostavaksi ja halusi antaa työpaikalle mahdollisuuden, hän päätti jatkaa tehtävässään koeajan päätyttyäkin. Aika näyttää kehittyykö esimiehestä parempi johtaja vai onko Markuksen syytä alkaa etsiä paikkaa, jossa luottamus on mahdollista molemmin puolin.


*) Nimi muutettu

Haluatko tietää, miten voit selvittää työntekijöiden motivaatiotekijöitä?

Tutustu EASI-kartoitustyökaluun tästä